スタッフが退職することになったら、どのような手続きが必要になるかご存知でしょうか？
各種退職手続きをきちんと行わなければ企業コンプライアンスに関わるだけでなく、離職者の失業保険手続きや新たな雇用保険の手続きにも影響を及ぼしてしまいます。
人材採用の「最後」を知っておくことも採用担当者にとっては大切な素養の一つ。
今は必要ないけれど、“いつかどこかで使う”この知識。備忘録としてお手元においていただければ幸いです。
▼その１、会社資産や貸与物を返してもらう
会社で貸し出していた【社用PC】【携帯】【制服】【作業着】【社員証】などを返却してもらいましょう。
他、離職前に得た会社の共有財産となりうる【取引先の名刺】や社名の入った【離職者の名刺】も会社所有物として返却の対象になります。
【健康保険被保険者証】は最終出勤日または退職日(被保険者の資格喪失日)までに返却してもらうと良いでしょう。
▼その２、退職者へ渡す書類等の準備をする
退職後の失業給付や次の就業先でも必要な【雇用保険被保険者証】や年末調整で必要となる【源泉徴収票】といった書類を準備します。会社で預かっている【年金手帳】も返却の対象です。
退職後に国保に切り替わる方には【健康保険被保険者資格喪失確認通知書】を準備！
定年退職or59歳以上の社員が退職する場合は本人が希望しなくても必ず【雇用保険被保険者離職証明書（離職票）】を発行する必要があります。
▼その３、社会保険の各種資格喪失手続きを行う
退職者へ渡す書類を準備するには管轄の年金事務所などへの届け出が必要です。
【健康保険・厚生年金被保険者資格の喪失届】は退職日から5日以内の速やかな手続きが必要です。「忙しくて届けられなかった！」ということがないようにご注意を。
【雇用保険被保険者離職証明書（離職票）】を作る際は退職者の署名・記名捺印が必要な箇所もあるので、事前に準備してもらいましょう。
▼その４、離職者の個人情報の整理
「もういらないから」と処分してしまいがちな離職者の個人情報も 労働基準法等の法律で実は保管期間がしっかり定められています。
「健康保険」「厚生年金」の届け出情報は2年間。「履歴書」「職務経歴書」「勤怠記録」など雇用に関わる書類は3年間。「健康診断の結果」「住民票」「誓約書」など身元に関わる書類は5年間保管。
会社に提出された「マイナンバー」は7年間の保管が必要です。
これとは逆にPC・携帯のリカバリやアカウントの抹消などは情報漏えいや機密保持の観点から忘れずに済ませておきましょう。

離職者が出るとどうしてもマンパワーが落ちてしまいますよね。
新たな戦力を採用するには時間もお金も労力もかかるからこそ、いざという時が来てしまったら、その初動は早ければ早いほど良いです。
「年末まで待とう…春まで待とう…」では他の会社に貴重な人材を先取りされるばかりか残ったスタッフにも負担をかけ続けてしまい、結果それが理由で新たな離職者を増やすことにも繋がりかねません。
「急いで人を探さないといけない…」そんな人材採用をご検討の際はぜひ一度お声がけ下さい。
勿論、事業拡大・人材拡充に伴うご用命も、ヒューマンワークでは大歓迎です！